Как проходит создание архива на предприятии?

Для того, чтобы работа компании не усложнялась беспорядком и хаосом в документах, важно практически с первых дней работы приступить к созданию архива. В этой статье мы расскажем о том, каким образом происходит этот процесс и на что нужно обратить внимание на каждой стадии.

Отбор документов для хранения

Первым делом нужно собрать все имеющиеся у вас в офисе бумаги и определить, какие из них подлежат хранению, а какие нет. Если вы создаете архив в начале работы, то нужно сразу же разобраться, что нужно будет помещать в архив, а на что этот закон не распространяется.

На профессиональном языке это называется экспертизой научной и практической ценности документов. Параллельно с этим определяются сроки хранения для каждой бумаги.

Систематизация

Помимо этого, архивация документов включает в себя систематизацию документов по типу, срокам хранения, степени важности и другим критериям. Это позволяет создать упорядоченный, стройный архив, в котором будет легко ориентироваться и который будет легко дополнять.

Оформление дел

Следующий важный шаг — оформление дел. Для этого нужно опираться на требования, которые предъявляют к компаниям «Основные правила работы архивов организаций».

На этой же стадии проводится выделение дел с истекшим сроком годности и оформление соответствующих актов.

Непосредственное формирование архива

Дальнейший этап, который логически вытекает из всех предыдущих — это формирование архива: помещение документов в папки и короба или расстановка их на полках в специально отведенном и подготовленном для этого помещении.

Второй вариант — отправление подготовленных бумаг на внеофисное хранение в профессиональное хранилище.

Создание каталога

Очень важно не просто помещать бумаги на хранение, но и создавать каталог. Он поможет ориентироваться в них, быстро и эффективно находить нужное, грамотно и своевременно пополнять хранилище. Благодаря каталогу (который желательно иметь как в электронном, так и в бумажном виде), вы сможете в дальнейшем поддерживать функциональность хранилища на заданном уровне.

Создание электронного архива

Электронный архив — не обязательный пункт, но очень важный. Мы рекомендуем не игнорировать его, так как наличие «компьютерной версии» документов существенно упростит работу с ними.

В абсолютном большинстве случаев для работы не требуются оригиналы, достаточно иметь электронные копии. А это, в свою очередь, ускоряет процесс доступа к бумагам и сохраняет оригиналы в идеальном состоянии.

Кроме того, электронный архив позволяет распределять права пользователей и их доступ к тем или иным файлам.